Lección 30 · Gestión de Usuarios y Niveles

Qué aprendes

Los dos tipos de usuario (agencia y subcuenta), los roles (administrador y usuario) y el control fino de permisos por módulo. Y la idea comercial que lo sostiene: cuanta más gente del cliente usa la herramienta a diario, más engagement y más retención — por eso su recomendación es meter siempre dentro al equipo del cliente (sus comerciales tienen que usarla, «es imprescindible»).

Paso a paso

Vía agencia (vista global)

A nivel agencia → Settings → Users: ves todos los usuarios de todas las subcuentas (nombre, email, teléfono, tipo de usuario y subcuenta asociada).
Añadir usuario: nombre, email… y puedes fijarle tú la contraseña. El motivo es práctico: GHL envía automáticamente un correo para que el usuario cree su contraseña, pero los clientes se lían y no lo encuentran; si se la creas tú, le pasas enlace (en su caso, su dominio white label, app.tudominio.com) + correo + contraseña y entra a la primera.
Tipo y rol: usuario de agencia o de subcuenta; rol administrador (acceso a todo) o usuario. ⚠️ El control fino de permisos solo muerde con rol usuario: un admin sigue entrando a todo aunque le quites módulos.
Acceso «account» para clientes: eliges la subcuenta (o varias) y, aquí está lo interesante, qué módulos puede ver y cuáles no (por ejemplo, le quitas Automatizaciones y desaparecen de su cuenta). Al guardar, le llega el correo de acceso y solo puede entrar en la(s) subcuenta(s) seleccionada(s).
Caso de uso de varias subcuentas: un cliente con varias sedes (su ejemplo real: centros en Colima, Ciudad de México y otra ciudad, cada uno con su WhatsApp y su equipo) = una subcuenta por sede, cada equipo en la suya, y la directora general con acceso a las tres, cambiando entre ellas dentro de GHL.

Vía subcuenta (más opciones)

Dentro de la subcuenta: Settings → Users → añadir usuario, igual que arriba, pero con extras que solo existen a este nivel: - Calendarios asignados al usuario (y su disponibilidad: si dos personas comparten un calendario rotando citas, el calendario tiene en cuenta la disponibilidad de cada una). - Firma de email personal, para que sus correos desde GHL salgan firmados. - Números de teléfono asignados (lo desarrolla el apartado de centralitas del curso). - Conexiones de reunión (Google Meet, Zoom…).
Notificaciones por usuario: en un usuario activo puedes activar/desactivar qué avisos le llegan (app de GHL, email, SMS) y de qué tipo. Su anécdota de soporte: «José, me están llegando muchas notificaciones» → le preguntas cuál, la quitas y resuelto. La app de GHL la tienen que tener siempre descargada.

Errores típicos

Dar rol administrador a un cliente y creer que los permisos por módulo le limitan: no le limitan.
Dejar que el cliente se cree su propia contraseña con el correo automático y que nunca llegue a entrar (por eso: contraseña creada por ti y acceso guiado).
No meter al equipo del cliente en la herramienta: sin uso diario no hay engagement, y sin engagement la retención cae.

Práctica

[ ] Crea un usuario de prueba con rol usuario en una subcuenta, quítale dos módulos y entra con él para comprobar que han desaparecido.
[ ] Revisa las notificaciones de tu propio usuario y deja activas solo las que de verdad atiendes.
[ ] Si tienes un cliente con varias sedes, dibuja su mapa: una subcuenta por sede y quién entra en cuáles.

Preguntas de repaso

¿Por qué insiste en crear tú la contraseña del cliente en vez de dejar el correo automático? → Porque los clientes se lían y no encuentran el correo: con enlace + correo + contraseña tuyos, entra a la primera.
¿Qué rol hace que el control de permisos por módulo no sirva de nada? → El de administrador: un admin accede a todo aunque le desmarques módulos.
¿Por qué meter a los comerciales del cliente dentro de GHL? → Porque el uso diario sube el engagement con la herramienta, y el engagement es retención.

Vigencia

La gestión de usuarios y permisos es función base de GHL y sigue vigente; los nombres de menú pueden variar ligeramente con las versiones.