Lección 27 · Cómo Configurar Calendarios (para Vender)

Qué aprendes

Por qué el calendario es una pieza del embudo de ventas, qué tipo elegir (Round Robin o Collective), y qué ajustes importan de verdad al crearlo.

Por qué: el final natural del seguimiento

El escenario: tus anuncios corren, el seguimiento por WhatsApp funciona (estático o con IA) y la gente empieza a decirte «llámame mañana a las 12» o «quedamos el miércoles a las 4». Necesitas un sitio donde agendar esas llamadas y recordatorios para asegurarte de que acuden — sobre todo siendo clientes potenciales nuevos. Sin calendario, las llamadas se acumulan y la eficiencia se va. (El mismo calendario sirve para sesiones con clientes ya cerrados o reuniones internas; y son ilimitados.)

Paso 0 — El tipo de calendario

• Round Robin ⭐ (el que usarás para ventas): reparte las llamadas entre los miembros del equipo — setter y closer se las reparten 50/50. ¿Estás solo? Te añades solo a ti y todo va a tu perfil.
• Collective: para cuando quieres que varios miembros asistan a la vez a la misma llamada: ofrece la disponibilidad común de todos los calendarios implicados.

La creación, campo a campo

1. Nombre atractivo: puede aparecer en una landing o una VSL donde lo incrustes — el suyo de ejemplo, «Sesión de consultoría gratuita».
2. Miembros del equipo: los conectados en la lección anterior (tu Google ya vinculado a tu usuario). En Round Robin, el reparto entre los que pongas.
3. Slug/enlace del calendario (tu «sesion-consultoria»), duración (30 min en el ejemplo) y la disponibilidad a nivel de calendario (él pone 10:00–17:00). Ojo: es la disponibilidad de este calendario, no tu horario personal global.
4. Título del evento ⭐ (lo edita siempre): es el título que verá el cliente dentro de su Google Calendar. Su fórmula: «Sesión consultoría {{nombre del contacto}} – {{tu nombre o empresa}}» — la variable mete el nombre del contacto automáticamente.
5. Lugar de la reunión: Google Meet (lo habitual: como ya vinculaste Google, cada reserva crea su evento con su enlace), Zoom (si lo conectas), teléfono (la variable del número del perfil de empresa, o el número escrito a mano) o presencial (la dirección del perfil o una dirección manual).

Disponibilidad y opciones: qué tocar y qué no

• Intervalo de huecos: cada 30 min → huecos a y media (8:30, 9:30, 10:30…); cada 1 h → en punto. Junto con la duración, es de lo poco que «siempre tocamos».
• Antelación mínima para reservar: su recomendación es no restringir: en ventas quieres la máxima disponibilidad posible.
• Máximo de reuniones al día: disponible si lo necesitas.
• Casilla de consentimiento: activable, con su texto editable.
• Permitir invitados: para que el cliente traiga a su socio a la llamada.
• Aceptar pagos ⭐: vinculando Stripe puedes cobrar las consultorías desde el propio calendario.
• Enlaces de reagendar y cancelar: el calendario los genera; esos enlaces se añaden después a las automatizaciones de seguimiento.
• Notificaciones del calendario: SIEMPRE desactivadas ⭐ — «las notificaciones las hacemos desde las automatizaciones» (Lección 19). Si dejas ambas, el cliente recibe todo dos veces.

Su resumen de oficio

«No os compliquéis mucho: lo más importante es la disponibilidad y los detalles de la reunión» (título, lugar, duración, intervalo). El enlace de reserva funciona como un Calendly: lo compartes y el cliente elige hueco y deja nombre y teléfono.

Práctica

• [ ] Tu calendario Round Robin de ventas: nombre listo para landing, solo tú (o tu equipo) como miembro, 30 min, tu franja real.
• [ ] Título del evento con la variable del nombre del contacto y lugar en Google Meet.
• [ ] Notificaciones nativas apagadas; pagos solo si vendes consultorías sueltas.
• [ ] Tu enlace de reserva probado de principio a fin como si fueras un lead.

Preguntas de repaso

1. ¿Cuándo Collective y cuándo Round Robin? → Round Robin reparte llamadas entre comerciales (ventas). Collective busca el hueco común para que asistan varios a la misma reunión.
2. ¿Por qué apaga las notificaciones del calendario? → Porque los avisos los gobierna la automatización de citas (Lección 19): dejar los dos sistemas activos duplica mensajes al cliente.

Vigencia

Tipos y opciones de calendario, los de GHL al grabar; la fórmula del título y la regla «notificaciones en las automatizaciones» son criterio permanente del curso.