Lección 18 · Seguimiento de Lead Forms

Qué aprendes

El workflow completo que recibe un lead de un formulario (Meta, web embebido, TikTok…) y lo persigue por WhatsApp y email hasta que responde — y qué hace tu sistema cuando responde.

El flujo, acción a acción

Trigger: el lead rellena el formulario (este workflow nace del formulario de Facebook Lead Ads; para otros formularios, la Lección 12).

1. Actualizar la oportunidad → «Nuevo lead», poniendo la fuente (Facebook Lead Form): sin fuente no hay análisis posible después (Lección 17).
2. Notificación interna al comercial o al cliente. Hay 4 tipos: email, notificación en la app móvil de GHL (la suya: «obligo a mis clientes a descargarse la app; es imprescindible, si no, no van a entrar en el ordenador»), SMS y WhatsApp. Al tocarla, él la configura para que te lleve a la conversación del lead.
3. Espera de 1 minuto: para que el primer mensaje no parezca «tan robot» llegando al instante.
4. Etiquetas: «Lead Form», «Facebook Ads» (además de la fuente) para organizar la base de contactos a golpe de filtro.
5. WhatsApp 1: corto, conciso, directo al grano. Si tu anuncio ofrecía agendar (auditoría, sesión, consultoría gratuita — que en realidad es tu llamada de ventas), el mensaje lo asume y va a por la cita: «…tengo tu hueco reservado hasta que me quede sin disponibilidad. Por favor, confírmame qué día y hora te viene mejor». (Recuerda la Lección 16: en la plantilla este paso figura como SMS; en tu sistema va como plantilla de WhatsApp.)
6. Email 1: el mismo mensaje que el WhatsApp, con su «Hola, {{nombre}}» y la firma de la empresa. El remitente y el nombre salen del Business Profile (variables {{location.email}}, {{location.name}}: «[Tu nombre] — [tu agencia]»). El asunto que más apertura le ha dado: «Pregunta rápida, {{nombre}}».
7. Espera de 1 día → condicional: ¿ha respondido? (al WhatsApp o al email): - No → WhatsApp 2 + Email 2 (copys de recordatorio: «ayer no tuvimos la oportunidad de recibir noticias tuyas… ¿hay alguien que ya se haya puesto en contacto contigo? De lo contrario, déjame saber si te llamo»). Otra espera de un día, otro condicional sobre el seguimiento 2, y tercer seguimiento si sigue sin responder. - Sí → aquí entra el agente IA, que conversa y agenda la cita del tirón. Y un truco de medición que añade en directo: al responder, actualiza la oportunidad a «Respuesta lead» (copia la acción de actualizar oportunidad y cambia la etapa) — así sabes cuántos pasan de «nuevo» a «respuesta» y dónde se cae tu embudo: si un 70 % no pasa, «los seguimientos de WhatsApp son una castaña y hay que mejorarlos».

Sus dos trucos de oficio en este vídeo

• Nombra las acciones con número (WhatsApp 2, Email 2): los condicionales tienen que revisar la respuesta al último seguimiento enviado; con nombres claros no te equivocas — en el vídeo detecta y corrige en directo un condicional que revisaba el mensaje equivocado.
• Un formulario, una automatización: ¿dos formularios (Meta y web)? Duplica el workflow y ajusta notificación, fuente y mensajes en cada uno. No compliques un solo workflow con ramas para todo: «no me complico la vida».

Y su aviso de ritmo: cuidado con la frecuencia de WhatsApps — bombardear cada minuto enfada a la gente y arriesga una restricción del número. Su cadencia probada: 3 seguimientos, uno por día.

Errores típicos

• Olvidar poner la fuente en la oportunidad: pierdes el análisis por canal.
• Cliente sin la app de GHL instalada: la notificación interna no llega a nadie.
• Condicional apuntando al mensaje anterior: el sistema «cree» que el lead respondió cuando no lo hizo (o al revés).

Práctica

• [ ] El workflow revisado en tu plantilla: oportunidad con fuente, notificación a la app, espera de 1 min, etiquetas.
• [ ] Tus copys en WhatsApp 1/2/3 y Email 1/2/3, con el asunto «Pregunta rápida, {{nombre}}» en el email.
• [ ] Acciones renombradas con su número y condicionales comprobados uno a uno.
• [ ] La rama de «sí responde» dejando la oportunidad en «Respuesta lead».

Preguntas de repaso

1. ¿Por qué espera el workflow 1 minuto antes del primer WhatsApp? → Para no parecer un robot instantáneo: el lead acaba de rellenar el formulario y un mensaje al segundo canta a máquina.
2. ¿Qué mide la actualización a «Respuesta lead»? → La conversión entre etapas del embudo: cuántos leads nuevos llegan a responder. Sin ese dato no sabes si tu seguimiento funciona o hay que reescribirlo.

Vigencia

Es la implementación en GHL del circuito de la lección 42 (conexión de leads con GHL, en la parte de monetización: allí, la estrategia; aquí, el constructor paso a paso). Copys y cadencia, los probados por él al grabar.